第五章 業(yè)務檔案的管理

　　一、業(yè)務檔案的管理原則

　　1、統(tǒng)一領導、分級管理、確保各類檔案的完整、準確、安全，便于有效地利用;

　　2、檔案管理根據(jù)檔案的分類執(zhí)行專門的管理辦法;

　　3、文書檔案和電子檔案應同時并存，并應留有備份;

　　二、業(yè)務檔案的內(nèi)容及保管

　　1、建立詳細的業(yè)務檔案，記錄投保人的姓名或者名稱、保險險種、保險費交付時間、傭金金額和收取時間、保險金或保險賠款的交付時間等信息。

　　2、妥善保管業(yè)務檔案，有關業(yè)務經(jīng)營活動的原始憑證及有關資料，保管期限自保險合同終止之日起計算，不得少于10年。

　　三、業(yè)務檔案的分類

　　1、按事由分類，一事一卷或數(shù)卷;

　　2、按機構(gòu)立卷，各單位所屬文件分別立卷;

　　3、按文件材料的自然形成規(guī)律，按年度分類。

　　四、業(yè)務檔案的借閱和復制

　　1、借閱檔案須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，要在借閱登記時說明;

　　2、借閱一般業(yè)務檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔;

　　3、凡屬保密業(yè)務檔案借閱、摘錄和復制，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準方可進行;

　　4、保密檔案只能在公司內(nèi)借閱、摘錄和復制，不得帶出公司。

　　五、業(yè)務檔案的銷毀

　　1、任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀業(yè)務檔案材料;

　　2、若按規(guī)定需要銷毀時，凡屬保密檔案須經(jīng)公司總經(jīng)理批準后方可銷毀;

　　3、經(jīng)批準銷毀的公司檔案，管理人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督 銷毀。