秘書基礎(chǔ)知識要點

　　基礎(chǔ)知識要點顧名思義就是比較重要的方面，下面是學(xué)習(xí)啦小編為你整理的秘書基礎(chǔ)知識要點，希望對你有用!

　　秘書基礎(chǔ)知識要點1

　　應(yīng)用文書的概念與制發(fā)

　　(一) 文書的含義與分類

　　1. 含義：應(yīng)用文書是各級機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體以及個人處理事務(wù)中經(jīng)常應(yīng)用到的具有一定格式的文體總稱。

　　2. 分類：

　　(1) 行政公文(通用公文)

　　黨的機關(guān)獨有5種：決議、指示、公報、條例、規(guī)定。

　　行政機關(guān)獨有4種：命令、公告、通告、議案。

　　黨政機關(guān)共有9種：通知、通報、決定、報告、請示、批復(fù)、函、會議紀要、意見。

　　(2) 事務(wù)文書

　　傳真稿、備忘錄、請柬、邀請信、賀信、感謝信、啟事、簡報、會議記錄、計劃、總結(jié)、述職報告、講話稿。

　　(3) 商務(wù)文書

　　意向書、訂貨單、商品說明書、市場調(diào)查報告、招標書、投標書、合同、可行性研究報告。

　　(二)通用公文的制發(fā)程序

　　包括：草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)。

　　1. 草擬

　　(1)人名、地名、數(shù)字、引文準確。

　　(2)結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，一 (一) 1. (1)

　　(3)使用國家法定計量單位。

　　(4)公文的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和慣用的詞素的數(shù)字必須使用漢字，其余應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字。

　　2. 審核

　　行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求。

　　3. 簽發(fā)

　　上行文應(yīng)交由主要負責(zé)人或者主持工作的負責(zé)人簽發(fā);

　　下行文或者平行文由主要負責(zé)人或者授權(quán)的其他責(zé)任人簽發(fā)。

　　應(yīng)用文書的格式

　　一、通用公文的格式

　　(一) 通用公文用紙和印裝規(guī)格

　　1. 公文用紙：A4紙，尺寸210mm*297mm。

　　2. 公文頁邊與版心：天頭(上白邊)：37mm±1mm;

　　訂口(左白邊)：28mm±1mm;

　　版心尺寸：156mm*225mm。

　　(二) 各要素標識規(guī)則：分為眉首、主體、版記三部分。

　　(1) 主題詞：先標類別詞，再標類屬詞。“主題詞”用三號黑體字居左頂格標識，

　　詞目用三號小標宋體字，詞目之間空1字。堅持“誰辦文，誰標引”的原則。

　　(2) 抄送：主題詞下空1行，左空1字。用三號仿宋字體標識。名稱中間用逗號

　　隔開，最后一個標句號。

　　(3) 印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字。三號仿宋字

　　體。印發(fā)日期用阿拉伯數(shù)字標識。

　　(4) 版記中的反線：版記中上各要素下均加一條黑色間隔橫線，即反線，寬度同

　　版心。

　　(三) 通用公文的特定格式：

　　1. 信函式：發(fā)文名稱后不加“文件”兩字。范文機關(guān)全稱下4mm處為一條橫線為武文

　　線(上粗下細)，居下頁邊20mm處為文武線(上細下粗)。

　　2. 會議紀要格式

　　***************會議紀要

　　第*期

　　XXXXXXX辦公室 X年X月X日

　　應(yīng)用文書的要素

　　一、材料：一系列的事實和依據(jù)。包括四個環(huán)節(jié)：材料的占有、鑒別、選擇、使用。

　　(一)材料的占有

　　(二)材料的鑒別

　　(三)材料的選擇

　　1.圍繞主題選擇材料

　　2.選擇典型材料

　　3.選擇真實準確的材料

　　4.選擇生動新穎的材料

　　(四)材料的使用

　　二、主題：要求——正確、深刻、新穎、集中。

　　三、結(jié)構(gòu)：

　　(一)內(nèi)容：標題、開頭、結(jié)尾、層次、段落、過渡、照應(yīng)。

　　1.開頭的方式：概述式、目的式、開門見山式、引述來文式。

　　2.層次：總分式、并列式、遞進式、因果式、時序式、三段式。

　　3.段落：提行式、條款式、篇段合一式。

　　4.照應(yīng)：首尾照應(yīng)、文題照應(yīng)、行文前后照應(yīng)。

　　5.結(jié)尾：強調(diào)式、期求式、希望式、說明式、禿尾。

　　(二)要求：嚴謹、自然、完整、統(tǒng)一。

　　四、語言

　　(一)標準：準確、簡潔、平實。

　　(二)應(yīng)用文書專用語言：

　　1.開頭用語：為了、根據(jù)、鑒于、目前、茲有

　　2.承啟用語：根據(jù)~~~決定，為了~~~現(xiàn)決定，擬采取以下措施，經(jīng)~~~研究，答復(fù)如下。

　　3.引述用語：悉，收悉。

　　4.批轉(zhuǎn)用語：批示、閱批、審批、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)。

　　5.稱謂用語：我、貴、你、本、該

　　6.經(jīng)辦用語：經(jīng)、擬、施行、審定、會議聽取了。

　　7.表態(tài)用語：不同意、不可、批準。

　　8.結(jié)尾用語：

　　(1)請示：當否，請批示。

　　(2)函：請研究函復(fù)，請予復(fù)函。

　　(3)報告：請指正，請審閱。

　　(4)復(fù)函：特此專復(fù)，特函復(fù)。

　　(5)知照性公文：特此公告。

　　應(yīng)用文書的表達方式

　　一、敘述

　　1、 六要素：時間、地點、人物、事件、原因、結(jié)果

　　2、 敘述人稱：第一人稱、第三人稱。

　　3、 敘述方式：順敘、倒敘。

　　二、議論

　　1、三要素：論點、論證、論據(jù)。

　　2、類型：立論、反駁。

　　3、方法：例證法、分析法、引證法、對比法、因果法。

　　三、說明

　　1、方法：定義和表述，分類和比較，數(shù)字和圖表。

　　秘書基礎(chǔ)知識要點2

　　文書的擬寫和處理

　　文書擬寫

　　一、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知

　　1. 概念：批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)公文的通知。

　　2. 類型：批轉(zhuǎn)通知、轉(zhuǎn)發(fā)通知、印發(fā)通知。

　　3. 擬寫要點：標題+主動機關(guān)+正文+落款+成文日期+轉(zhuǎn)發(fā)文件原文

　　4. 所有的批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知均附帶文件。此類附帶文件不屬于附件。

　　二、報告

　　1.概念：匯報工作、反映情況、答復(fù)上級機關(guān)詢問的公文。

　　2.特點：匯報性、陳述性。

　　3.報告與請示的區(qū)別：

　　(1)性質(zhì)要求不同。請示必須答復(fù)，報告則不必。

　　(2)行文時限不同。事前請示，事后報告。

　　4.類型：匯報工作報告、反映情況報告、答復(fù)詢問報告。

　　5.擬寫要點：標題+主送機關(guān)+正文+落款+成文日期

　　6.主送機關(guān)只有一個，若還需呈送其他上級機關(guān)，應(yīng)采用抄送形式。

　　7.尾語：特此報告、專此報告、請審閱、請指正。

　　8.報告不得夾帶請示事項。

　　三、請示

　　1.概念：向上級機關(guān)請求指示、批準的公文。

　　2.特點：一文一事、請批對應(yīng)、事前行文。

　　3.類型：求示性、求批性。

　　4.擬寫要點：標題+主送機關(guān)+正文+落款+成文日期+附注

　　5.請示只主送一個機關(guān)、逐級請示、語言溫和謙恭。

　　四、問答函

　　1.概念：不相隸屬機關(guān)就工作問題進行詢問或答復(fù)的函。

　　2.擬寫要點：標題+主送機關(guān)+正文+落款+成文日期

　　3.尾語：請速回復(fù)、盼復(fù)、請予復(fù)函、即請函復(fù);此復(fù)、特此專復(fù)、特此函復(fù)、專此函告。

　　五、簡報

　　1.概念：國家機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體為匯報工作、交流經(jīng)驗、反映情況、溝通信息、報道動態(tài)而編發(fā)的內(nèi)部常用事務(wù)文書。

　　2.特點：簡、快、新、實。

　　3.類型：工作簡報、會議簡報、動態(tài)簡報。

　　4.擬寫要點：報頭+報核+報尾。

　　5.一事一報，切忌面面俱到?？刂圃?000字以內(nèi)。

　　XXXXXXXXXXXXXXX公司

　　情況簡報

　　第(x)期

　　XXXXX辦公室

　　XXXXX黨群部 XX年X月X日(大寫) 編者按：xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.

　　標題

　　X月X日，XXX公司在XXX地方召開XXXXXX會議。

　　會上，領(lǐng)導(dǎo)傳達了xxxxx精神，XXXX文件。(以上為導(dǎo)語)

　　XXX領(lǐng)導(dǎo)作了重要講話。提出X點意見：

　　一、

　　二、

　　三、

　　四、(以上為正文)

　　最后再次強調(diào)，XXXXXXXXXXXXXXX。(結(jié)尾)

　　送：XX辦公室、公司各部門 (共印30份) (以上為報尾)

　　六、意向書

　　1.概念：當事人雙方或者多方之間，在對某項事務(wù)正式簽訂條約、達成協(xié)議之前，表達初步設(shè)想的經(jīng)濟意圖和目的的意向性文書。

　　2.特點：協(xié)商性、靈活性、簡略性。

　　3.結(jié)構(gòu)： 標題：文種即可。

　　正文：導(dǎo)語+主體(分條款寫明)+結(jié)尾(未盡事宜，在正式簽訂合同或者協(xié)議書時予以補充)

　　尾部：意向書簽訂各方單位的名稱、代表人姓名并加蓋公章、私章和日期。

　　一、通告

　　1. 含義：公布社會各方面周知或遵守的事項的公文。

　　2. 與公告的區(qū)別：使用范圍不同：公告(國內(nèi)外)，通告(國內(nèi)社會)

　　宣布事項不同：公告(法定事項)，通告(具體遵守周知事項)

　　制發(fā)者不同：公告(國家權(quán)力機關(guān)和行政機關(guān))，通告(企事業(yè)單位等)

　　3. 類型：制約性、告知性。

　　4. 擬寫要點：標題+正文(發(fā)文緣由+通告事項+尾語)+落款+成文日期

　　5. 與通知的區(qū)別：通知有特定的發(fā)文對象，通告沒有。

　　二、通報

　　1.概念：表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況的公文。

　　2.類型：表彰通報、批評通報、傳達通報。

　　3.擬寫要點：標題+主送機關(guān)+正文(發(fā)文緣由+通報事項+分析+決定+號召要求)+附件+落款+成文日期

　　4.與通知的區(qū)別：通知帶有一定的指令性。

　　三、決定

　　1.概念：對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項的公文。

　　2.特點：決策性、制約性。

　　3.類型：指揮性、知照性。

　　4.擬寫要點：標題+主送機關(guān)+正文(發(fā)文緣由+決定事項+要求)+附件+落款+成文日期(屬于領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的決定，成文日期通常置于落款下方;也可加括號置于標題下居中。屬于會議通過的決定，加括號置于標題下居中，常用形式：X年X月X日XXXX會議通過)

　　四、請批、批答函

　　1.含義：不相隸屬機關(guān)之間請求批準和答復(fù)審批事項的公文。 2.擬寫要點：標題+主送機關(guān)+正文(發(fā)文緣由+函事項+尾語[請審查批準，當否，請審批，此復(fù)，特此專復(fù)，特此函復(fù)，專此函告])+落款+成文日期

　　五、計劃

　　1.特點：針對性、預(yù)見性。

　　2.結(jié)構(gòu)：文章式、表格式。

　　3.文章式計劃寫法：標題(文種)+正文(前言+主體+結(jié)尾)+尾部

　　4.語言簡潔明了，樸實自然，表達方式以說明、敘述為主，行文中不夾雜不必要的議論。

　　六、總結(jié)

　　1.類型：綜合性、專題性

　　2.擬寫要點：標題(公文式標題或者非公文式標題)+正文(前言+主體+結(jié)尾)+尾部

　　3.注意事項：正確的指導(dǎo)思想、堅持實事求是，總結(jié)出規(guī)律性的東西，分清主次，突出重點，語言簡明、準確

　　七、述職報告

　　1.概念：各級機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體的各級領(lǐng)導(dǎo)干部及管理人員，向上級管理機關(guān)陳述自己在任職期間履行崗位職責(zé)情況的書面報告。

　　2.特點：個人性、真實性、通俗性。

　　3.擬寫要點：標題(文種)+稱謂(各位領(lǐng)導(dǎo)、董事會、組織人事部)+正文(開頭+主體[履行職務(wù)的基本情況+所取得的成績和實踐經(jīng)驗+存在問題和努力方向]+結(jié)尾[以上報告，請領(lǐng)導(dǎo)們指正])+落款+成文日期

　　4.注意事項：實事求是、突出特點、語言簡潔。

　　八、講話稿

　　1.特點：內(nèi)容針對性強、語言平易通俗、交流具有互動性。

　　2.擬寫要點：開頭+主體+結(jié)尾

　　九、市場調(diào)查報告

　　1.概念：對市場調(diào)查所獲得的信息資料，進行整理、得出結(jié)論，提出采取行動的合理化建議之后撰寫的書面報告。

　　2.特點：針對性、真實性、典型性、時效性

　　3.擬寫要點：標題+前言+正文(情況部分+預(yù)測部分+建議部分)+尾部

　　4.注意事項：深入調(diào)查，充分占有材料;實事求是。

　　十、招標書

　　1.概念：招標人利用投標者之間的競爭，從而達到優(yōu)選投標人的一種告知性文書。

　　2.特點：明確性、競爭性、具體性和規(guī)范性。

　　3.擬寫要點：

　　標題

　　秘書基礎(chǔ)知識要點3

　　收發(fā)文處理

　　一、繕印文書

　　1. 含義：對文件進行抄寫謄抄繕寫和打字、油印、電腦打印以及復(fù)印機復(fù)印等工作。

　　2. 要求：文字準確，字跡工整清晰;符合規(guī)定體式，頁面美觀大方;不隨意改動原稿;

　　裝訂齊整牢固;注意保密。

　　3. 文件的繕印應(yīng)該以定稿為依據(jù)，以簽發(fā)批準的份數(shù)為準，不能隨意增減。

　　4. 工作程序：確定印制的文書-〉確定印制格式-〉完成印制-〉交付印制的文書。

　　二、校對文書

　　1、含義：根據(jù)定稿對文件校樣進行核對校正。

　　2.校對的內(nèi)容：校訂清樣上的錯字、漏字、多字。規(guī)范字體字號。檢查版式、標題是否端正，頁碼是否連貫，行字距是否勻稱，版面是否美觀。檢查引文、人名、地名、數(shù)據(jù)、計量單位、專業(yè)術(shù)語是否有誤。檢查版式是否與文種格式統(tǒng)一，有無需調(diào)整和改版之處。

　　3.工作程序：準備好原稿和校樣-〉選定校對方法(看校、對校、讀校、折校)-〉核對校正。

　　三、用印

　　四、傳閱文書

　　1.含義：在工作職責(zé)范圍內(nèi)傳遞閱讀文件。

　　2.工作程序：確定傳閱對象-〉選擇傳閱方式-〉傳遞文書-〉履行傳閱手續(xù)-〉檢查清理文件。