董事會秘書工作指南

　　什么是工作指南呢? 下面是學(xué)習(xí)啦小編為你整理的董事會秘書工作指南，希望對你有用!

　　董事會秘書工作指南

　　一、 負責(zé)每天、每周、每月的常規(guī)匯總工作。

　　二、 負責(zé)起草社聯(lián)的各項工作匯報。

　　三、 負責(zé)社聯(lián)文件的印發(fā)(如：策劃書、總結(jié)書等)。

　　四、 負責(zé)各項會議的記錄工作協(xié)調(diào)主席健全社聯(lián)各項規(guī)章制度。

　　五、 負責(zé)各種例會的考勤。

　　六、 負責(zé)辦公室的值班情況及處理相關(guān)的日常事務(wù)。

　　七、 負責(zé)傳達各項通知，包括口頭傳達、手機傳達等方式(如開會的時間、場地等)

　　八、 加強各部之間的聯(lián)系，搜集同學(xué)的意見，及時反饋，取長補短。

　　九、 制定社聯(lián)的工作方針政策，協(xié)調(diào)和督促各部門履行職責(zé)。

　　十、 定期的向老師、主席匯報有關(guān)工作等。

　　一、值班要求

　　值班時間：周日至周四晚7:00—8:30 周五12:30—13:30

　　值班地點：南山書院社聯(lián)辦公室(南山書院208教室)

　　值班人員：秘書處成員及各部成員

　　(一)值班規(guī)定

　　1、值班人員不得無故遲到，早退或曠到，因故不能及時值班需事先向秘書長申請調(diào)崗，否則一律按曠到處理。遵守值班秩序，不得吵鬧、喧嘩，維護社團聯(lián)合會的形象。

　　2、要保持值班記錄本的整潔條理性，認真做好值班記錄

　　3、不得把與工作無關(guān)的人員帶到辦公室逗留。不得隨意翻看相關(guān)資料，不得將同學(xué)的個人資料透露給其他人。

　　4、對外來人員及電話需做好接待工作，對于所提問題或要求的工作及時解決，不能解決的要及時傳達給秘書長或主席，并做好詳細記載。

　　5、值班人員有責(zé)任管理和愛護辦公室的公物，如有借用，在確定借者身份后方可借出，并做好相關(guān)記錄(借出物品名稱，日期，數(shù)量，借出人，歸還時間，若在當(dāng)時沒有歸還的應(yīng)催還或移交下一值班人員)，并向辦公室匯報。

　　6、作好交接班工作，本班未完成的工作與下一班進行準確無誤的交接。值班結(jié)束時保證辦公室內(nèi)衛(wèi)生和物品擺放整齊，注意關(guān)掉各種電器，鎖好門窗。

　　二、人員通知

　　(一)通訊錄更新

　　1、定期確認各中心主要成員有無人員和聯(lián)系方式的變動，及時修改。

　　2、在右下角標注日期，方便日后整理。

　　(二)發(fā)放通知

　　1、時間要求：最晚提前一天通知。

　　2、內(nèi)容格式：說明時間、地點、活動內(nèi)容。若用短信通知，須加上“收到請回復(fù)，謝謝!”，并以“(南山社聯(lián)秘書處)”結(jié)尾，須收到被通知人的回復(fù)方可視為通知到位，對方的回復(fù)須在該活動結(jié)束后方可刪除。

　　(三)負責(zé)人

　　龔玭、陳佳其

　　三、會議記錄

　　(一)會議記錄

　　1、會議包括：周例會、社團聯(lián)席會、秘書處例會及其他會議。

　　2、會議前在簽到表上簽到，列出缺席、請假人員。

　　3、會議記錄格式：按會議記錄紙要求。

　　4、記錄內(nèi)容：包括發(fā)言人及其內(nèi)容，列出層次，分清主次，詳略得當(dāng)。結(jié)尾標注“會議結(jié)束”。

　　5、重要會議制作電子文檔。

　　附：會議記錄格式

　　年 — 年第二學(xué)期第一次周例會

　　會議時間 ： 會議地點 ： 會議主持人： 參會人員： 缺席人數(shù)： 會議記錄人：

　　會議內(nèi)容：

　　一、各部長匯報所分管部門上周工作情況 二、主席總結(jié)上周社聯(lián)工作 三、主席對本周工作進行安排

　　四、到會人員就社聯(lián)當(dāng)下所存在問題進行討論并作出解決方案 五、征集對社聯(lián)工作的建議 會議結(jié)束

　　西安建筑科技安大學(xué)南山書院社聯(lián)秘書處

　　年/月/日

　　(二)記錄人員

　　鄒淑文、洪夢姝

　　(三)教室申請

　　1、在開會前一天申請教室。

　　2、及時協(xié)調(diào)保證會議正常進行。

　　西安建筑科技大學(xué)教室借用申請單(草堂校區(qū))

　　注意事項：

　　1. 使用時必須保證教室內(nèi)設(shè)施的安全及環(huán)境的衛(wèi)生，且不得大聲喧嘩，以免影響其它教室的教學(xué)活動;

　　2. 應(yīng)至少提前2天到教務(wù)工作辦公室辦理借用手續(xù)，尊重和服從教室管理服務(wù)人員的管理和服務(wù)。

　　工作指南的作用

　　1.以有助于實現(xiàn)組織優(yōu)化

　　在編制工作指南之前 ，有一個工作分析的過程，是對組織內(nèi)各職位、部門設(shè)置、人員匹配 以及工作業(yè)務(wù)流程等進行的一次大盤點，之后形成了工作指南。試想經(jīng)過這樣一次大盤點，會達到一種什么效果?部門劃分明確、職責(zé)清晰、人崗匹配等，所以有利于提高工作效率，進而實現(xiàn)組織優(yōu)化。

　　2.是對員工進行目標管理的依據(jù)

　　何為目標管理?目標管理縮寫為MBO(Management by objectives)是20世紀50年代中期出現(xiàn)于美國，以泰羅的科學(xué)管理和行為科學(xué)理論(尤其是其中的參與管理)為基礎(chǔ)形成的一種管理制度。憑借這種制度可以使組織的成員親自參加工作目標的制定，實現(xiàn)自我控制，并努力完成工作目標。對于員工的工作成果，由于有明確的目標作為考核標準，從而使對員工的評價和獎勵更加客觀、公平、公正、合理，可以大大激發(fā)員工為完成工作目標而努力。

　　3.是制定績效考核標準的基本依據(jù)

　　工作指南確定了崗位職責(zé):在績效考核的時候，只有通過考察工作說明書，才會知道這個崗位有哪些職責(zé)，員工是不是履行了這些職責(zé)，以及完成的情況如何。假如在工作說明書中根本就沒有這個職責(zé)，就不能拿這個要求考核員工，因為他不需要承擔(dān)這樣的責(zé)任。所以，工作說明書在工作目標管理和績效考核工作中起很大的作用，也是績效考核的一個基本依據(jù)。

　　4.為企業(yè)制定薪酬政策提供依據(jù)

　　直接決定薪酬的依據(jù)有幾個(職位薪資體系、能力薪資體系、技能薪資體系)，其中職位薪資體系用的比較廣泛，確定的前提是崗位評價，即崗位的職責(zé)范圍大小、工作復(fù)雜程度、勞動強度、勞動條件等。如何來了解這些信息呢，就是工作分析和工作說明書所提供的依據(jù)。如果沒有工作說明書，就無法進行崗位評價，也就無法確定各個崗位的薪酬。因此從根本上說，工作說明書為企業(yè)制定薪酬政策提供了重要的依據(jù)。缺少了工作指南，企業(yè)制定薪酬政策將是很困難的。

　　工作指南的格式

　　第一部分 崗位規(guī)格說明

　　一、基本資料

　　崗位名稱：

　　崗位評價：

　　崗位編碼：

　　定員標準：

　　直接上級：

　　分析日期：

　　二、崗位職責(zé)

　　(一)概述

　　(二)工作職責(zé)

　　三、其他職責(zé)

　　四、監(jiān)督及廣為關(guān)系

　　(一)所受監(jiān)督和所施監(jiān)督

　　1.所受監(jiān)督：

　　2.所施監(jiān)督：

　　(二)與其他崗位關(guān)系

　　1.內(nèi)部聯(lián)系：

　　2.外部聯(lián)系：

　　(三)本崗位職務(wù)晉升階梯圖

　　(四)本崗位橫向平移情況

　　五、工作內(nèi)容及要求

　　六、崗位權(quán)限

　　七、勞動條件和環(huán)境

　　室內(nèi)or室外?輕體力勞動or重體力勞動?腦力勞動?工作環(huán)境溫度、適度、噪音情況、有無粉塵、照明條件

　　八、工作時間

　　第二部分 員工規(guī)格要求

　　九、資歷

　　1.工作經(jīng)驗

　　2.學(xué)歷要求

　　十、身體條件

　　十一、心理品質(zhì)及能力要求

　　1.智力：

　　2.語言能力：

　　3.領(lǐng)導(dǎo)和管理能力：

　　4.判斷能力;做事能力

　　十二、所需知識和專業(yè)技能

　　(一)擔(dān)任本崗位職務(wù)應(yīng)具備的專業(yè)知識和技能

　　(二)招聘本崗位員工應(yīng)考核的內(nèi)容

　　(三)上崗前應(yīng)接受的培訓(xùn)內(nèi)容

　　(四)上崗后應(yīng)繼續(xù)教育訓(xùn)練的內(nèi)容

　　十三、績效管理

　　從德、能、勤、績四個方面對員工進行考核，以領(lǐng)導(dǎo)評定為主，自我評定和同級評定為輔進行，其中領(lǐng)導(dǎo)評定占70%，同級評定占20%，自我評定占10%。

　　(一)本崗位工作考核的內(nèi)容

　　(二)本崗位工作從時間角度考核要求

　　(三)考核結(jié)果的分析和反饋

　　由上級領(lǐng)導(dǎo)對考核結(jié)果進行核實及可靠性分析，以保證考核結(jié)果的真實性，并將考核結(jié)果與同期指標和工作要求相比較，及時將分析結(jié)果反饋給本人。