監(jiān)理信息系統管理論文(2)
監(jiān)理信息系統管理論文
監(jiān)理信息系統管理論文篇二
工程建設監(jiān)理信息管理系統的實現
[摘 要] 本文闡述了建立工程建設監(jiān)理管理信息系統的必要性，通過對監(jiān)理公司各職能部門和監(jiān)理項目部成員職責的分析，提出了系統的各種功能模塊，論述了它們之間的聯系，并指出了各種功能模塊的實現方法。文章對工程建設監(jiān)理的信息化管理有一定的實用意義。
[關鍵詞] 監(jiān)理;管理信息系統;系統實現
[中圖分類號] F270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1006-5024(2007)04-0069-03
[作者簡介] 嚴曉東，寧波大學建筑工程與環(huán)境學院講師，研究方向為工程項目管理;
宋曉剛，寧波大學建筑工程與環(huán)境學院講師，研究方向為工程項目管理。(浙江 寧波 315211)
一、前言
實施建設監(jiān)理制，既是提高我國建設水平，適應建立市場經濟體系和運行機制，更多地吸引外資和先進技術的需要，也是加快我國建設發(fā)展的客觀要求。
建設監(jiān)理實施的主要方法是控制，控制的主要內容包括質量控制、進度控制和投資控制。而控制的有效實施則來自信息的及時傳遞和有效處理。由此可見，信息管理在建設監(jiān)理工作中占有很重要的地位。
在實施工程建設監(jiān)理過程中，監(jiān)理工程師在開展監(jiān)理工作中要不斷預測和發(fā)現問題，要不斷進行規(guī)劃、決策、執(zhí)行和檢查。監(jiān)理工程師在監(jiān)理過程中的主要任務是進行目標控制，而控制的基礎是信息。只有在大量信息的支持下才能進行有效的控制。
在日常的項目監(jiān)理工作中，監(jiān)理項目部接觸到的信息有：設計單位提供的設計圖紙、設計變更，施工單位提供的計劃變更、費用報告、施工聯系單等各種報表，上級部門下達的文件、有關的法律法規(guī)、相應的施工及驗收規(guī)范，監(jiān)理項目部自身形成的監(jiān)理報表及各種會議紀要，以及其他的相關信息如天氣狀況等。對這些信息進行有效的收集、使用，單靠手工，不可避免地存在著遺漏、延時等種種負面因素，對監(jiān)理工作造成不利影響。
對監(jiān)理公司一級的管理而言，隨著監(jiān)理業(yè)務不斷發(fā)展，承擔的監(jiān)理項目逐漸增多，監(jiān)理檔案的數量也隨之增加，如何更好地編制、保管和利用監(jiān)理檔案，使之能夠更好地適應信息社會的需要，更好地發(fā)揮監(jiān)理檔案的作用，也成為監(jiān)理單位的一項重要工作。監(jiān)理檔案是監(jiān)理單位在項目實施監(jiān)理過程中直接形成的，具有保存和利用價值的各種原始記錄，是監(jiān)理工作情況的反映。對于大量的工程建設及監(jiān)理資料，人工收集也是非常困難的。
有鑒于此，為了有效地進行控制，全面、準確、及時地獲得工作信息，就需要建立一個工程建設監(jiān)理管理信息系統(以下簡稱系統)，以人為主，計算機為輔，對有關的信息進行計算機輔助管理，達到完整、及時地收集、利用信息的目的。
二、系統分析
監(jiān)理公司在具體運作時，存在著縱橫兩條管理主線，一般采用矩陣式組織架構。一方面，項目總監(jiān)受公司的委托，建立監(jiān)理項目部，對工程建設項目進行管理;另一方面，監(jiān)理公司內部劃分若干部門，對工程項目進行管理。因此，系統必須兼顧兩個方面對項目的管理。同時，監(jiān)理公司的職能部門還應該對所有的項目進行管理，所面向的范圍會更加廣泛。典型監(jiān)理公司的機構設置如圖1所示。
監(jiān)理公司直屬的職能部門有人事部門、業(yè)務部門、技術部門。根據這些部門的職能，可以建立系統的各模塊。如圖2所示。
人事部門對應的模塊為人事管理子系統，主要負責對公司的人員進行管理，包括合同、獎懲情況、工資發(fā)放、參與項目等。
業(yè)務部門負責監(jiān)理業(yè)務的承接、監(jiān)理合同和項目的管理，因此，業(yè)務部門對應的模塊有合同管理系統、投標文件自動生成系統、公司項目情況數據庫。合同管理系統對公司簽訂的監(jiān)理及其他業(yè)務合同進行有效的管理、查詢等;投標文件自動生成系統根據招標文件要求，自動生成投標文件;公司項目情況數據庫對公司所有的在建、已建項目進行統計和管理。
技術部門負責處理項目進行過程中出現的技術問題，并且對有關的技術資料進行審核。技術部門對應的模塊為工程質量事故分析專家系統、工程圖紙數據庫、監(jiān)理資料管理系統、工程資料查詢系統。工程質量事故分析系統可以根據現場事故的描述，判斷質量事故的性質、類型和處理方法。工程圖紙數據庫對公司所屬的所有項目的工程圖紙進行匯總，利用計算機進行無紙化管理。資料管理系統則對各項目部上報的技術資料進行歸檔、處理。工程資料查詢系統應該包含國家、省市等有關部門頒發(fā)的有關法令、法規(guī)、規(guī)范、規(guī)程等各種信息，用戶可以通過查詢系統方便地查詢到所需的資料，便于在工程中應用。
項目部的主要組成為總監(jiān)理工程師、各專業(yè)監(jiān)理工程師、監(jiān)理員，根據《建設工程監(jiān)理規(guī)范》中關于各崗位職責的規(guī)定，監(jiān)理項目部各種崗位涉及的系統模塊如圖3所示。
總監(jiān)理工程師所涉及的模塊為監(jiān)理文件生成系統、工程項目管理系統、監(jiān)理資料管理系統、工程資料查詢系統、工程質量事故分析系統等。監(jiān)理文件生成系統包括監(jiān)理規(guī)劃生成系統、監(jiān)理月報生成系統、監(jiān)理工作階段報告生成系統、項目監(jiān)理工作總結報告生成系統等，可以根據工程項目的實際情況，自動生成各種監(jiān)理文件。工程項目管理系統負責對工程項目的進度、投資等進行控制，使之能根據計劃在投資范圍內按時完成。監(jiān)理資料管理系統負責處理項目部內發(fā)生的各種技術資料，與技術部門的監(jiān)理資料管理系統形成配套。工程資料查詢系統、工程質量事故分析系統可以與公司技術部門相同。
專業(yè)監(jiān)理工程師涉及的模塊與總監(jiān)理工程師類似，但是其監(jiān)理文件生成系統不包括監(jiān)理規(guī)劃生成系統，但應包括監(jiān)理細則生成系統、監(jiān)理日志生成系統。監(jiān)理員涉及的模塊如圖3所示，不再敘述。
三、系統實現
針對上述分析，系統各模塊的實現，可以分四種情況：
1.利用已有的商品化軟件
以項目管理系統為例，目前市場上的Microsoft Project、P3等項目管理軟件，可以對項目的進度、資源的安排進行調控、對資金流量等進行計算，同時可以實時跟蹤進度情況，并輸出詳細的報表以供決策使用。至于人員管理系統、工程圖紙數據庫，也可以利用成熟的商品化軟件來實現。
2.在現成的商品化軟件的基礎上進行再開發(fā)
監(jiān)理文件生成系統，如投標書生成系統、監(jiān)理細則生成系統和監(jiān)理規(guī)劃生成系統，可以利用Office軟件的VBA(Visual Basic for Appliacation)開發(fā)工具來實現。VBA開發(fā)系統可以充分利用Office的軟件功能，便于開發(fā)，而且不易出錯。開發(fā)這些模塊，首要任務是考慮各種條件，然后針對各種條件寫入相應的條文。在應用時，只需運行相應的模塊，根據提示選擇工程類型等實際情況，并輸入如工程名稱、建設面積等具體內容，即可得到一份完整的監(jiān)理文件。
3.利用數據庫軟件開發(fā)數據庫和管理信息系統
如Visual Foxpro、Microsoft SQL Server等。對公司項目情況管理系統、公司監(jiān)理資料管理系統、項目部監(jiān)理資料管理系統、工程資料查詢系統和監(jiān)理月報生成系統，可以利用數據庫開發(fā)工具編程實現。其中，項目部監(jiān)理資料管理系統的內容包括生成監(jiān)理規(guī)劃和當地工程建設監(jiān)理有關主管部門所規(guī)定的各種表式，同時，還要考慮相關報表的邏輯聯系，考慮數據的冗余性，盡量以最少的數據輸入生成所需的報表。同時，還需要考慮字段級、紀錄級和數據庫表之間的數據完整性、字段有效性等，避免無效甚至是錯誤的輸入。
4.利用高級程序設計語言開發(fā)專家系統
如Visual Basic或Visual C++，可以利用Visual Basic編寫主要的邏輯判斷模塊和界面，利用數據庫軟件編寫知識庫，這樣可以減少代碼長度并優(yōu)化速度，同時有利于知識庫的更新維護。
上述各種設計方法，將自編軟件和商品化軟件相結合，針對各種模塊，分別采用了不同的軟件開發(fā)工具，這樣可以減少系統設計的工作量。另一方面，采用模塊化的設計手段，使得用戶可以按需開發(fā)，逐步實現，在應用中對系統進行改進，最終完成整個工程建設監(jiān)理管理系統。
考慮到發(fā)展趨勢，在開發(fā)系統的同時，可以適當考慮網絡技術，采用BS架構，可以更好地將項目部與公司管理部門相結合，實現數據的無縫連接。但是，考慮到項目部的辦公場所一般條件較差，很多情況下不能進行寬帶上網，大量的工程資料很難通過網絡傳輸，因此，在開發(fā)的時候以單機版為主。
上述各模塊對硬件的要求不高，目前的計算機都能很好地加以實現。對于其中個別模塊，如工程圖紙數據庫，需要配備工程掃描儀，這可以在企業(yè)內統一配置，也可以利用設計單位原始的設計文件。另外，監(jiān)理資料的錄入，需要配備掃描儀。
四、實際應用
根據上述的設計思路，作者開發(fā)了監(jiān)理規(guī)劃自動生成系統、工程質量事故分析專家系統、工程資料管理系統并應用于工程實際。使用這些軟件后，工作效率大大提高，資料的歸檔、查詢等占用的時間減少，資料的出錯率大為降低，工程資料的遺缺、錯漏現象基本上得到杜絕。這使得工作人員可以抽出更多的時間對工程的進度、質量等進行控制。這些系統的研究已取得了階段性的成果。
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