秘書與上司的注意事項(xiàng)
秘書崗位是與領(lǐng)導(dǎo)崗位相伴生的，有了上司才有秘書的存在，那么著兩者相處時(shí)有哪些注意事項(xiàng)?下面小編給大家介紹關(guān)于秘書與上司的注意事項(xiàng)，希望對(duì)您有所幫助。
秘書與上司的注意事項(xiàng)
1.秘書要服從領(lǐng)導(dǎo)，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，圓滿完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作。
2.尊重體諒領(lǐng)導(dǎo)，虛心接受領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)，受到誤解不在人前辯駁，如有必要，可找合適的機(jī)會(huì)解釋。
3.維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信，不在背后議論領(lǐng)導(dǎo)，給領(lǐng)導(dǎo)提意見(jiàn)和建議一定注意場(chǎng)合與時(shí)機(jī)。
4.領(lǐng)導(dǎo)工作中出現(xiàn)失誤，秘書要積極采取措施彌補(bǔ)和消除影響。
5.善于總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)規(guī)律，在工作上與領(lǐng)導(dǎo)步調(diào)一致，為領(lǐng)導(dǎo)提供高效率的服務(wù)。
6.加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)思想上的溝通和交流，建立起秘書與領(lǐng)導(dǎo)相互信任的和諧關(guān)系。
7.不假借領(lǐng)導(dǎo)的名義以權(quán)謀私，損害領(lǐng)導(dǎo)的名譽(yù)。
8.加強(qiáng)自身修養(yǎng)，樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，提高工作能力，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。
秘書的職業(yè)特征
【(一)秘書的職業(yè)特征】
服務(wù)的直接性和穩(wěn)定性
知識(shí)化和專業(yè)化
年輕化和女性化
【(二)秘書日益成為現(xiàn)代社會(huì)急需的軟人才】
秘書是"軟人才"中的代表之一。
秘書的職業(yè)通道很長(zhǎng)，中國(guó)加入WTO，為秘書提供了更加無(wú)限廣闊的發(fā)展空間。
工作性質(zhì)
【(一)秘書的根本性質(zhì)——輔助性】
輔助性是秘書部門天生的屬性
輔助性是領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)秘書工作的必然要求
輔助性是由秘書部門在管理體系中的地位所決定的
【(二)秘書工作的特征】
與其他具有輔助性職能的工作相比，秘書工作具有以下的特征：
1、中介性
秘書部門的這種中介性特征一方面決定了秘書工作的"紐帶"和"橋梁"的作用，另一方面也決定了秘書工作是非獨(dú)立性的輔助工作。
2、直接性
秘書工作的直接性體現(xiàn)在：在行政組織上，在崗位設(shè)置上，在工作程序上
3、全面性
是體現(xiàn)在職能輔助的全面性上
是體現(xiàn)在過(guò)程輔助的全面性上
4、服務(wù)性
人們把秘書工作比喻為"上管天文地理，下管雞毛蒜皮"，把秘書工作說(shuō)成"沒(méi)大沒(méi)小，沒(méi)完沒(méi)了"。
5、被動(dòng)性
秘書工作的的被動(dòng)性。要求秘書人員一定要不越權(quán)、不越職。
秘書應(yīng)在輔助性被動(dòng)性的工作中發(fā)揮創(chuàng)造性和主動(dòng)性。
6、潛隱性
秘書工作的潛隱性表現(xiàn)在三個(gè)方面：
活動(dòng)名義的假借性
活動(dòng)過(guò)程的幕后性
勞動(dòng)成果的潛在性
7、機(jī)密性
關(guān)于這點(diǎn)，我們將在后面具體闡述。
工作要求
主要可概括為"四個(gè)轉(zhuǎn)變"和"六個(gè)要求"
【(一)秘書工作的"四個(gè)轉(zhuǎn)變" 】
秘書工作"三服務(wù)"(為中央服務(wù);為中央個(gè)部門和各省、自治區(qū)、直轄市服務(wù);為人民服務(wù))
秘書工作應(yīng)該發(fā)揮"四個(gè)作用"(參謀作用、助手作用、提供信息作用、協(xié)調(diào)作用)
實(shí)現(xiàn)"四個(gè)轉(zhuǎn)變"
1、從單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策;
2、從單純地傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息;
3、從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)：
4、從憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理。這四個(gè)轉(zhuǎn)變其實(shí)是對(duì)秘書人員提出了更高的要求，即秘書工作應(yīng)該向著綜合處理信息、主動(dòng)服務(wù)與科學(xué)化管理的方向發(fā)展，而這也是發(fā)達(dá)國(guó)家秘書工作的特點(diǎn)。
【(二)秘書工作的六個(gè)強(qiáng)調(diào)】
強(qiáng)調(diào)調(diào)查研究工作
強(qiáng)調(diào)信息工作
強(qiáng)調(diào)信訪工作
強(qiáng)調(diào)協(xié)調(diào)工作
強(qiáng)調(diào)督察工作
強(qiáng)調(diào)黨務(wù)、政務(wù)服務(wù)工作
工作內(nèi)容
職能和職責(zé)的區(qū)別
職責(zé)是秘書人員在輔助管理的活動(dòng)中所承擔(dān)的具體的工作內(nèi)容。它具有多樣性和具體性的特征，解決的是秘書應(yīng)當(dāng)做什么的問(wèn)題
職能則是秘書人員在職責(zé)范圍內(nèi)一切活動(dòng)所產(chǎn)生的整體功能，它具有宏觀性和概括性的特征，它不僅解決秘書工作做什么的問(wèn)題，還要解決秘書工作為什么做和應(yīng)當(dāng)怎樣做的問(wèn)題。
【(一)秘書的職能】
1、輔助決策
(1)輔助決策的含義：在決策過(guò)程中，在知識(shí)(包括理論)、能力(包括技術(shù))、經(jīng)驗(yàn)和精力等方面給予決策主體全面的補(bǔ)償，以提高決策的科學(xué)性和時(shí)效性。
(2)輔助決策的特征：體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
輔助內(nèi)容的綜合性
輔助時(shí)間的經(jīng)常性
輔助環(huán)節(jié)的全過(guò)程性
(3)輔助決策的原則
超前原則
定位原則
信息原則
諫諍原則
(4)輔助決策的過(guò)程
協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定目標(biāo)
協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)設(shè)計(jì)方案
協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)評(píng)優(yōu)選優(yōu)
協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施反饋
2、協(xié)調(diào)關(guān)系
(1)協(xié)調(diào)關(guān)系的含義：秘書的協(xié)調(diào)是指秘書人員在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，自覺(jué)地調(diào)整各類組織、各項(xiàng)工作、各個(gè)人員之間的關(guān)系，促進(jìn)各項(xiàng)活動(dòng)趨向同步化和和諧化，以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的行為過(guò)程。
(2)協(xié)調(diào)關(guān)系的特征
從屬性
廣泛性
間接性
(3)協(xié)調(diào)關(guān)系的原則
政策指導(dǎo)
客觀公正
平等協(xié)商
注重整體
靈活適度
(4)協(xié)調(diào)關(guān)系的過(guò)程
摸清情況
找出癥結(jié)
恰當(dāng)協(xié)調(diào)
督促落實(shí)
檢查反饋
3、處理信息
(1)處理信息的含義：信息是指客觀存在的一切事物通過(guò)物質(zhì)載體發(fā)出信號(hào)、消息、情報(bào)、數(shù)據(jù)、圖形、指令中所包含的一切有價(jià)值的內(nèi)容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信號(hào)中的內(nèi)容。
(2)處理信息的原則
及時(shí)性原則
保真性原則
適用性原則
預(yù)測(cè)性原則
(3)處理信息的內(nèi)容
歷史信息
上級(jí)信息
內(nèi)部信息
公眾信息
社會(huì)信息
(4) 處理信息的過(guò)程
信息的收集
信息的加工
信息的傳遞
信息的反饋
信息的儲(chǔ)存
4、辦理事務(wù)
(1)辦理事務(wù)的含義：事務(wù)是指一切同領(lǐng)導(dǎo)工作有關(guān)的日常具體工作。
(2)辦理事務(wù)的特征
綜合性
服務(wù)性
繁瑣性
突擊性
(3)辦理事務(wù)的原則
被動(dòng)中求主動(dòng)
原則中求靈活
繁雜中求規(guī)范
(4)辦理事務(wù)的程序
自然程序
理論程序
指令程序
法定程序
技術(shù)程序
習(xí)慣程序
【(二)秘書的職責(zé)】
大致也有以下11個(gè)方面：
日常事務(wù)管理(辦公室管理、通信管理、值班事務(wù)、日程管理、印章管理)
接待事務(wù)(來(lái)訪接待、安排服務(wù)等)
會(huì)議事務(wù)(會(huì)議安排、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議服務(wù)、會(huì)議文件的處理等)
行政事務(wù)
信訪事務(wù)(群眾的來(lái)信來(lái)訪或顧客的投訴處理等)
調(diào)查研究事務(wù)(搜集信息，提供可行性的方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇)
文書檔案事務(wù)(文書撰寫、制作、處理和檔案管理)
寫作事務(wù)(各種文體的寫作)
協(xié)調(diào)工作(政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等)
督察工作(督促、檢查領(lǐng)導(dǎo)交辦批辦工作的落實(shí)情況)
其他領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)
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