電子郵件商務(wù)禮儀(2)
電子郵件商務(wù)禮儀
2.而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回Email。
3.而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個(gè)可能用在非常規(guī)場合。
4.TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列;按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!
5.只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源
6、轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息
在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。
如果有需要還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。 不發(fā)送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。
寫Email 就能看出其人為人處世的態(tài)度。你作為發(fā)信人寫每封Email 的時(shí)候，要想到收信人會(huì)怎樣看這封Email，時(shí)刻站在對方立場考慮，將心比心。同時(shí)勿對別人之回答過度期望，當(dāng)然更不應(yīng)對別人之回答不屑一顧。
商務(wù)郵件小技巧
第一斬招：縮短郵件閱讀和處理時(shí)間，3-4分鐘一份，上班第一件事，快速瀏覽outlook中的郵件，能夠回復(fù)的盡量第一時(shí)間回復(fù)，減少標(biāo)紅次數(shù)，標(biāo)記后，回頭再看，其實(shí)更浪費(fèi)時(shí)間，不如一次性處理完畢。標(biāo)注以后處理，會(huì)強(qiáng)化您的拖延癥。
第二斬招：分類，公司常用的Office Outlook有很好的分類功能，比如，按接受時(shí)間、發(fā)件人、主題和是否攜帶附件等等。先按發(fā)件人分類閱讀郵件，絕對優(yōu)先查看直線老板(line manager)的郵件，do your boss job，not your job，這是職場的鐵律，沒有之二，如果您覺得自己是不是一位天賦異稟的奇才，還是從了比較妥貼。如果是直線老板的郵件，只發(fā)給您一個(gè)人，沒有抄送其他小伙伴，立刻回復(fù)，thank you for your comments, I will give feedback before 某日某時(shí)。這是態(tài)度，表明您已經(jīng)收到指令，正在加緊處理，回復(fù)時(shí)加上具體完成時(shí)間，讓老板心里有數(shù)，什么時(shí)間可以獲得答案。不要覺得自己還沒有準(zhǔn)備好，等完成的差不多啦，再回復(fù)老板。記牢了，完成比完美更重要。這樣一個(gè)動(dòng)作，預(yù)計(jì)也就2分鐘搞定，接下來就是在自己承諾的截止時(shí)間(deadline)之前交作業(yè)。如果老板的郵件，但您不是唯一收件人，那就快速閱讀內(nèi)容，回復(fù)你相關(guān)的部分，通常3-4分鐘可以完成。如果老板的郵件，但是屬于FYI( For Your Information), 閱讀內(nèi)容即可，不用回復(fù)或者稍后有時(shí)間再回復(fù)，thanks for your sharing, it is very helpful 等等。
第三斬招：回復(fù)郵件的稱謂，根據(jù)組織關(guān)系，可以自由使用Hi, John; Dear Susan 等等，在商務(wù)郵件中，Dear Susan 是尊敬的Susan，不是親愛的Susan。對于組織級別比您高的同事，盡量使用Dear 某某。英文有個(gè)好處，同事和老板可以直呼其英文名，不會(huì)覺得有什么不敬，哪怕是CEO，CFO，Genernal Manger 都沒所謂，不象中文一定要張總、劉局、趙處等等?，F(xiàn)在大多數(shù)的公司outlook郵件，可以用手機(jī)收發(fā)，很方便隨時(shí)查閱回復(fù)，但是盡量避免，沒有稱謂-微信/短信式的回復(fù)和聊天式回復(fù)。公司的郵件具有法律效力，不是非常正式或者拿不準(zhǔn)的內(nèi)容，事先通過電話、communicator，skype 等方式溝通后，再郵件回復(fù)。
第四斬招：抄送和落款，回復(fù)的時(shí)候，如果是非保密內(nèi)容，盡量抄送相關(guān)同事，抄送的范圍，自己沒有把握，征求老板的意見，這是個(gè)social 和組織學(xué)問題，不展開講解。落款(簽名)，對于比較熟悉的同事和一般內(nèi)容，落款“Best regards，Peter ”簡潔即可。如果是非常正式的內(nèi)容和對外部的郵件，落全款。姓名、title、地址等等。Outlook 有簽名設(shè)置功能，很容易。
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